ВАЖНО:
Документы о приемке оказанных услуг (в форме электронного структурированного документа в ЕИС) с приложением комплекта отчетной документации предоставляется не позднее 10 рабочих дней по завершению мероприятия.
При сдаче финансового отчета по спортивному мероприятию необходимо представить:
- расшифровку оказанных услуг установленной формы с указанием фактических расходов по каждому наименованию услуг;
- заверенную Исполнителем копию сметы ФГБУ ФЦПСР с указанием фактических расходов на проведение мероприятия
● Образец заполнения сметы
- Счет на оплату (указать предмет Контракта и основание)

1. Проживание участников, спортивных судей:
- сертификат звездности в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 18.11.2020 г.
- список проживающих, составленный и подписанный Исполнителем (с указанием: ФИО, регион, срок пребывания в гостинице, статус проживающего (например, участник, тренер, главный судья и т.п.))
● Форма по ссылке
2. Питание участников:
- меню питания на каждый день мероприятия (оригинал, заверенный печатью Исполнителя);
- список питающихся, составленный и подписанный Исполнителем (с указанием: ФИО, регион, кол-во дней, статус питающегося (например, участник, тренер, и т.п.))
● Форма по ссылке
3. Проезд иногородних судей:
ВАЖНО!
К ВОЗМЕЩЕНИЮ ПРИНИМАЮТСЯ ТОЛЬКО ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ДАТА ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА В КОТОРЫХ СООТВЕТСТВУЕТ ДАТАМ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ.
ОПЛАТА ПРОЕЗДА СУДЕЙ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ КОПИЙ ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
- АВИАБИЛЕТЫ: тариф экономического класса с багажом. К возмещению в полном объеме (за исключением страховки) принимаются только билеты, приобретенные напрямую в авиакомпании (официальный сайт/представительство).
При приобретении билетов через сайты агрегаторы, турагентства и др. сервисные и прочие сборы не возмещаются.
Приобретение авиабилетов принимается к оплате на основании представленных маршрутных квитанций ТОЛЬКО с приложением посадочных талонов
- АЭРОЭКСПРЕСС: принимается к оплате на основании маршрутной квитанции либо проездного билета
- ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЕ БИЛЕТЫ: плацкарт или купе.
В случае, если в билет включены сервисные услуги, возмещается ТОЛЬКО постельное белье. При приобретении билетов через сайты агрегаторы, турагентства и др. сервисные и прочие сборы не возмещаются.
Приобретение ж/д билетов принимается к оплате на основании представленных проездных билетов, либо электронных билетов
- АВТОБУСНЫЕ ПЕРЕВОЗКИ: проездные билеты принимаются при наличии кассового чека. Провоз багажа является дополнительной услугой и не подлежит возмещению
- ГСМ и проезд на личном автотранспорте не оплачивается.
Необходимо предоставить:
- реестр проезда иногородних судей
● Форма по ссылке
4. Работа спортивных судей:
- удостоверение либо приказ, подтверждающие категорию, присвоенную судье, а также документы, подтверждающие квалификацию категории спортивного судьи в соответствии с пп. 20, 40 Положения о спортивных судьях, утвержденного Приказом Минспорта России от 28.02.2017 г. № 134;
- табель учета рабочего времени спортивных судей, за подписью Главного спортивного судьи;
- ведомость начисления заработной платы
● Форма по ссылке
5. Услуги по предоставлению объектов спорта (спортсооружений), внесенных в соответствии с Федеральным законом от 04.12.2007 г. № 329-ФЗ (в ред. от 28.02.2023) «О физической культуре и спорте в Российской Федерации» во Всероссийский реестр объектов спорта (ст. 37.1 часть 5):
- уведомление о постановке на учет во Всероссийский реестр объектов спорта;
- программа мероприятия, подписанная главным судьей Соревнований
● Форма по ссылке
- справка использования спортсооружения, подписанная и заверенная печатью Исполнителя
● Форма по ссылке
- акт готовности объекта спорта, подписанный главным судьей Соревнований и Исполнителем.
● Форма по ссылке
6. Подготовка мест проведения физкультурных и спортивных мероприятий:
- акт готовности места проведения мероприятия (составляется на каждый день мероприятия и на каждый вид трассы), подписанный главным судьей Соревнований и Исполнителем
● Форма по ссылке
- схема (план) места проведения;
- калькуляция затрат по подготовке трасс
● Форма по ссылке
- программа мероприятия, подписанная главным судьей Соревнований.
● Форма по ссылке
7. Обеспечение транспортными средствами/маломерными судами:
ВАЖНО!
7.1. При оказании услуг осуществления перевозки Исполнитель должен действовать в строгом соответствии с Правилами организованной перевозки группы детей автобусами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.2020 № 1527, Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности перевозчика за причинение вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров и о порядке возмещения такого вреда, причиненного при перевозках пассажиров метрополитеном» и постановлением Правительства Российской Федерации от 20.12.2019 г. № 1733 «О внесении изменений в Правила дорожного движения Российской Федерации».
Необходимые документы:
- лицензия на осуществление пассажирских перевозок, либо уведомление о начале осуществления предпринимательской деятельности;
- путевые листы (на каждый день использования каждого транспортного средства);
- реестр использования автотранспорта (гос. номер т/с, количество часов по датам);
● Форма по ссылке
- страховой полис гражданской ответственности за причинение при перевозках вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров в порядке и на условиях, установленных Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ (ОСГОП на каждое ТС).
7.2. Обеспечение маломерными судами:
- реестр использования катеров
● Форма по ссылке
- судовые билеты
8. Аккредитация:
- списки участников, судей, тренеров и иных лиц, получивших бейджи (ФИО, статус), заверенные Исполнителем
● Форма по ссылке
- акт списания бейджей
● Форма по ссылке
- фото бейджа;
9. Информационно – техническое обеспечение:
- калькуляция затрат на услуги Исполнителя по каждому виду организационной и иной техники отдельно
● Форма по ссылке
- акт готовности оборудования, подписанный главным судьей Соревнований
● Форма по ссылке
- фотоотчет используемого оборудования на данном мероприятии
● Форма по ссылке
При проведении интернет-трансляции мероприятий архив видеозаписей сдается на флэш-накопителе.
При сдаче-приемке полиграфической продукции необходимо предоставить:
- акт списания баннеров;
● Форма по ссылке
- фотоотчет баннера на данном мероприятии.
10. Безопасность
- описание постов
● Форма по ссылке
- удостоверения охранников;
- лицензия на осуществление частной охранной деятельности
11. Предоставление спортивного инвентаря и оборудования, животных, участвующих в спортивных соревнованиях:
- паспорт животного, участвующего в соревнованиях.
12. Торжественная церемония открытия/закрытия/награждения физкультурного/спортивного мероприятия
- калькуляция затрат на услуги Исполнителя
- сценарий церемонии;
- фотоотчет, подтверждающий праздничное оформление места проведения, задействование аппаратуры, использование спецэффектов и пр.
При осуществлении видеозаписи мероприятий архив видеозаписей сдается на флэш-накопителе.

Бланки заполнения по Спартакиаде молодёжи, Спартакиаде инвалидов:

● Акт возврата наградной атрибутики
● Акт возврата сувенирной продукции
● Акт списания наградной атрибутики
● Акт списания сувенирной продукции
● Ведомость на выдачу наградной атрибутики
● Ведомость на выдачу сувенирной продукции
● Накладная на возврат

Бланки заполнения по Первенствам России, Всероссийским соревнованиям среди студентов:

● Акт возврата наградной атрибутики
● Акт списания наградной атрибутики
● Акт утилизации наградной атрибутики
● Ведомость на выдачу наградной атрибутики
● Накладная на возврат
● Образец доверенности

Упорядоченный Перечень обязательных документов, необходимых для сдачи-приемки услуг по организации проведения спортивного мероприятия

● Образец заполнения сметы
● Список проживающих, составленный и подписанный Исполнителем
● Список питающихся, составленный и подписанный Исполнителем
● Реестр проезда иногородних судей
● Ведомость начисления заработной платы
● Программа мероприятия, подписанная главным судьей Соревнований
● Справка использования спортсооружения, подписанная и заверенная печатью Исполнителя
● Акт готовности объекта спорта, подписанный главным судьей Соревнований и Исполнителем
● Акт готовности места проведения мероприятия, подписанный главным судьей Соревнований и Исполнителем
● Калькуляция затрат по подготовке трасс
● Реестр использования автотранспорта
● Реестр использования катеров
● Списки участников, судей, тренеров и иных лиц, получивших бейджи, заверенные Исполнителем
● Акт списания бейджей
● Калькуляция затрат на услуги Исполнителя по каждому виду организационной и иной техники отдельно
● Акт готовности оборудования, подписанный главным судьей Соревнований
● Фотоотчет используемого оборудования на данном мероприятии
● Описание постов безопасности